Salesforceのレポートとダッシュボードとは？違いや作成方法、活用例を初心者向けに解説

Salesforceを利用する際、「レポートとダッシュボードは何が違うのか」「どのようなデータを分析できるのか」「どうやって作成するのか」と疑問に感じる方も多いのではないでしょうか。

Salesforceには、登録されている顧客情報や商談情報などを集計・分析するための「レポート」と、分析結果をグラフなどで可視化する「ダッシュボード」という機能があります。

これらを活用することで、営業活動の進捗状況や商談金額、顧客の傾向などを把握しやすくなります。

本記事では、Salesforceのレポートとダッシュボードの基本的な仕組みや違い、作成方法、具体的な活用例について初心者向けに解説します。

1. Salesforceのレポートとは？

Salesforceのレポート（Report）とは、Salesforceに登録されているデータを、指定した条件に基づいて抽出・集計・分析するための機能です。

例えば、次のような情報をレポートで確認できます。

今月作成されたリードの一覧
営業担当者ごとの商談件数
商談フェーズごとの商談金額
取引先ごとの商談状況
特定のキャンペーンに関連する顧客情報

レポートでは、表示する項目や抽出条件を設定することで、必要なデータを整理できます。

例えば、商談のレポートで「完了予定日が今月」という条件を設定すると、今月完了予定の商談を抽出できます。

さらに、営業担当者ごとに商談をグループ化すれば、担当者別の商談件数や金額を確認することも可能です。

2. Salesforceのダッシュボードとは？

Salesforceのダッシュボード（Dashboard）とは、レポートの集計結果などをグラフや数値として表示し、データを視覚的に確認するための機能です。

例えば、次のような情報を1つの画面にまとめられます。

月別の売上実績
営業担当者別の商談金額
商談フェーズ別の件数
新規リードの獲得件数
営業活動の進捗状況

ダッシュボードでは、棒グラフや円グラフ、数値表示などのコンポーネントを利用して、データを可視化できます。

複数のレポートをもとに作成したコンポーネントを1つの画面に配置できるため、重要な指標をまとめて確認したい場合に便利です。

例えば、営業部門のダッシュボードを作成すれば、売上実績や商談件数などを1つの画面で確認できます。

3. レポートとダッシュボードの違い

Salesforceのレポートとダッシュボードの違いを整理すると、次のようになります。

比較項目	レポート	ダッシュボード
主な役割	データの抽出・集計・分析	データの可視化
表示形式	表形式・グループ化・集計など	グラフ・数値・表など
データの確認	個別レコードの詳細を確認しやすい	全体の傾向を把握しやすい
主な利用目的	詳細な分析	指標の確認・共有
データの基準	レポートタイプや抽出条件	主に元となるレポート

簡単に整理すると、レポートはデータを詳しく確認するための機能、ダッシュボードはデータを分かりやすく可視化するための機能です。

例えば、営業担当者ごとの商談金額を詳しく確認したい場合はレポートを利用します。

一方、担当者ごとの商談金額をグラフで比較したい場合は、ダッシュボードを利用すると分かりやすくなります。

レポートとダッシュボードは、どちらか一方を利用するものではなく、目的に応じて組み合わせて活用することが重要です。

4. Salesforceのレポートの主な種類

Salesforceのレポートには、データの表示方法に応じて複数の形式があります。

① 表形式レポート

表形式レポートは、データを一覧表として表示する形式です。

例えば、リードの氏名、会社名、メールアドレス、登録日などを一覧で確認できます。

個別レコードを一覧で確認したい場合に適しています。

② サマリーレポート

サマリーレポートは、指定した項目を基準にレコードをグループ化し、集計できる形式です。

例えば、商談を営業担当者ごとにグループ化して、担当者別の商談件数や金額を集計できます。

③ マトリックスレポート

マトリックスレポートは、行と列の両方を基準にデータをグループ化できる形式です。

例えば、営業担当者と商談フェーズを組み合わせて、担当者ごとの商談状況を比較できます。

④ 結合レポート

結合レポートは、複数のレポートブロックを1つのレポート内で表示する形式です。

例えば、関連する複数のデータをそれぞれ異なる条件で集計し、1つのレポート内で比較できます。

ただし、利用できるレポートタイプや組み合わせには制約があります。

5. Salesforceのレポートの作成方法

Salesforceのレポートは、レポートビルダーを利用して作成できます。

ここでは、一般的な作成手順をご紹介します。

STEP 1：レポート画面を開く

Salesforceのアプリケーションから「レポート」タブを開きます。

「新規レポート」を選択します。

STEP 2：レポートタイプを選択する

分析したいデータに応じて、レポートタイプを選択します。

例えば、商談を分析したい場合は、商談に関するレポートタイプを選択します。

レポートタイプによって、利用できるオブジェクトや項目が異なります。

STEP 3：表示する項目を設定する

レポートに表示したい項目を追加・削除します。

例えば、商談レポートであれば、商談名、取引先名、金額、商談フェーズ、完了予定日などを表示できます。

STEP 4：抽出条件を設定する

レポートに表示するレコードの条件を設定します。

例えば、次のような条件です。

完了予定日が今月
商談フェーズが進行中
特定の営業担当者が所有する商談

抽出条件を設定することで、分析したいデータに絞り込めます。

STEP 5：必要に応じてグループ化・集計する

担当者別や商談フェーズ別など、分析目的に応じてレコードをグループ化します。

また、金額の合計や平均値など、必要な集計を設定します。

STEP 6：レポートを保存する

設定が完了したら、レポート名や保存先フォルダーを指定して保存します。

保存先フォルダーの共有設定によって、ほかのユーザーがレポートを参照できるかどうかが変わります。

6. Salesforceのダッシュボードの作成方法

ダッシュボードは、作成済みのレポートをもとに構成するのが基本です。

STEP 1：必要なレポートを準備する

まず、ダッシュボードで表示したい情報に対応するレポートを作成します。

例えば、営業部門のダッシュボードであれば、次のようなレポートが考えられます。

月別商談金額
営業担当者別商談件数
商談フェーズ別商談金額

STEP 2：ダッシュボード画面を開く

Salesforceの「ダッシュボード」タブを開きます。

「新規ダッシュボード」を選択します。

STEP 3：ダッシュボード名を設定する

ダッシュボード名や説明などを設定します。

例えば、「営業部門ダッシュボード」など、利用目的が分かる名前にすると管理しやすくなります。

STEP 4：コンポーネントを追加する

ダッシュボードにコンポーネントを追加し、元となるレポートを選択します。

表示したい内容に応じて、棒グラフや円グラフ、数値表示などを設定します。

STEP 5：レイアウトを調整する

コンポーネントの配置やサイズを調整します。

重要な指標を上部に配置するなど、利用するユーザーが確認しやすい構成にすることがポイントです。

STEP 6：保存して表示内容を確認する

ダッシュボードを保存し、必要に応じて更新して表示内容を確認します。

ダッシュボードのデータ表示は、実行ユーザーや参照権限などの設定によって異なる場合があります。

7. レポートとダッシュボードの具体的な活用例

① 営業担当者ごとの商談管理

営業担当者別の商談件数や商談金額をレポートで集計し、ダッシュボードで可視化します。

これにより、担当者ごとの営業状況を比較しやすくなります。

② 月別の売上実績の確認

成立した商談の金額を月別に集計し、グラフで表示します。

月ごとの推移を確認することで、売上の傾向を把握できます。

なお、商談金額を売上実績として利用する場合は、自社の売上管理ルールと一致しているか確認することが重要です。

③ 新規リードの獲得状況の分析

リードの登録日やリードソースを利用して、新規リードの獲得状況を分析します。

例えば、展示会、Webサイト、セミナーなど、獲得経路別のリード件数を比較できます。

④ キャンペーンの実施状況の確認

Salesforceのキャンペーンやキャンペーンメンバーの情報を利用し、施策ごとの対象者数やステータスなどを確認できます。

例えば、セミナーごとの申込者数や参加状況などを集計することが考えられます。

実際に分析できる内容は、キャンペーンの運用方法や登録されているデータによって異なります。

8. レポートとダッシュボードを利用する際の注意点

① 元となるデータの正確性を確認する

レポートやダッシュボードの集計結果は、Salesforceに登録されているデータに基づきます。

元のデータが正しく登録されていなければ、分析結果も正確にならない可能性があります。

そのため、入力ルールの整備やデータの定期的な確認が重要です。

② 抽出条件を確認する

レポートの抽出条件によって、表示されるデータが変わります。

例えば、「今月作成された商談」と「今月完了予定の商談」では、集計対象が異なります。

分析目的に合った条件を設定しましょう。

③ ユーザーのアクセス権限を確認する

Salesforceでは、ユーザーの権限や共有設定によって参照できるデータが異なります。

また、ダッシュボードは実行ユーザーの設定によって、表示されるデータの範囲が変わる場合があります。

レポートやダッシュボードを共有する際は、フォルダーへのアクセス権限やデータの参照範囲を確認しましょう。

④ ダッシュボードの更新状況を確認する

ダッシュボードに表示されるデータは、更新タイミングによって最新の状態と異なる場合があります。

最新の情報を確認したい場合は、ダッシュボードの更新状況を確認しましょう。

⑤ 分析目的に合った指標を設定する

グラフや数値を多く表示しても、必ずしも分析しやすくなるわけではありません。

例えば、営業部門であれば商談件数や商談金額など、目的に応じた重要な指標を選択することが大切です。

9. SalesforceのレポートとMarketing Cloud Nextの関係

Marketing Cloud Nextでは、Salesforce CRMやData 360の顧客データを活用してマーケティング施策を実施します。

Salesforceのレポートを利用することで、CRMに登録されているリードや取引先責任者、キャンペーンなどの情報を分析できます。

例えば、キャンペーンごとの対象者数やリードの獲得状況などを確認することが考えられます。

ただし、Salesforce CRMの標準レポートと、Marketing Cloud Nextのメール配信結果を確認する機能は同じものではありません。

メールの配信数や開封、クリックなどの指標を確認する場合は、Marketing Cloud Nextで利用できる分析機能や、必要なデータ連携の設定を確認する必要があります。

そのため、Salesforce CRMのデータ分析と、Marketing Cloud Nextのマーケティング分析は、目的に応じて使い分けることが重要です。

10. SalesforceとMarketing Cloud Nextを無料で学ぶ

Salesforceのレポートやダッシュボードを活用するには、リードや取引先責任者、キャンペーンなど、分析対象となるデータの仕組みを理解しておくことも重要です。

株式会社シーアールエムコネクトが運営する「MCN Learning Community」では、Marketing Cloud Nextの初期設定やData 360、セグメントなどについて、動画・ナレッジ・Q&Aを無料公開しています。

Salesforce CRMの顧客データをマーケティングに活用したい方は、ぜひご活用ください。

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まとめ

Salesforceのレポートとダッシュボードは、Salesforceに登録されているデータを分析・可視化するための機能です。

レポートは、指定した条件に基づいてデータを抽出・集計・分析するために利用します。

一方、ダッシュボードは、レポートの集計結果などをグラフや数値で表示し、重要な指標を視覚的に確認するために利用します。

これらを組み合わせることで、営業活動の進捗状況や商談金額、リードの獲得状況などを把握しやすくなります。

ただし、正確な分析を行うためには、元となるデータの整備や抽出条件、アクセス権限、更新タイミングなどを確認することが重要です。

まずは簡単なレポートから作成し、Salesforceのデータ分析に活用していきましょう。